流程·洞察
构建 iPad 上的文件仓库机制
当我们的日常生活被数字内容所包围，每天接收来自各处、各种格式的文件，不同设备堆积着大量重复性的文件或同一版本的文件内容，构建一个灵活、高效的文件仓库的重要性也就不言而喻。
在我看来，现代意义的文件——包括但不限于文档（Office 文件、PDF）、图片、Zip 压缩包——的管理机制应该具备以下一些基本特征：
- 灵活的管理方式：树状文件夹与网状标签是基本能力；
- 强大的搜索：快速且多样化的检索功能；
- 云与本地的文件协同：将常用的「热文件」放在本地，「冷文件」存储在云上；
基于这样的思考，我在 iPad 上放弃了苹果原生的「文件」应用，它无法自定义标签、搜索能力不足，也无法实现文件在本地与云之间的协同。
我也放弃了免费的 Documents，它的确是一款优秀的文件管理工具，但无论是文件管理还是搜索，其功能与「文件」应用并无差异，而且还不支持不同设备之间的文件同步。
在使用 Devonthink To Go（以下简称为 DTG）作为笔记内容仓库的过程里，我渐渐发现，DTG 完全就是一款超乎预期的文件仓库产品。
更新到 3.0 之后，DTG 适配了 iPadOS 的诸多新特性，包括光标交互逻辑、多窗口、暗色模式以及功能菜单等，并且引入基于 CloudKit 的新同步方式，也全面支持了快捷指令。
接下来，我会详细谈谈 DTG 带给我的众多惊喜。
1.高效的文件导入
导入文件是构建文件仓库的第一步，利用 DTG 的共享功能，可以非常方便地将任意格式的文件导入到 DTG，以相册里的照片为例，长按照片，点击「共享」，选择「Devonthink」，如下图所示，即可以将照片保存到 DTG，你还可以自定义名称、所处的数据库等其他属性。
由于 DTG 与「文件」应用高度集成，用户能够通过「文件」应用直接拖拽文件到 DTG。
值得一提的是，随着越来越多的应用支持直接打开「文件」应用里文件，通过第三方应用将文件添加到「DTG」也在变得越来越方便，比如可以直接在 Office 应用里把 Word 文件保存到 DTG。
2.丰富的文件属性
DTG 拥有灵活的文件管理方式，从下图里可以看到 DTG 如何「定义」一个文件的属性。
结合这张图，大概包括以下这些属性：
- 名称
- URL 链接
- 标签
- 是否加入旗帜
- 是否标记为已读
- 是否标记为锁定
- 评分系统（1–5）
- 对该文件的评论
所有这些元素都可以自行定义，一个文件不再仅仅局限在树状或网状结构，也不再由创建时间和修改时间所定义，而是拥有了更多可操作的空间和维度，比如通过「已读/未读」控制一个文件的阅读状态，或者利用「评论」功能进一步细化对某个文档的描述。
值得一提的是，DTG 支持几乎所有常见格式的预览，包括但不限于：
- Office 文件
- PDF
- 图片
- 网页 HTML
- 文本（Markdown）
这也意味着，用户完全可以在 DTG 里操作、预览各种常见格式的文件，构建起更灵活的文件管理体系。
3.灵活的文件操作
在定义了 DTG 里的文件属性后，接下来就是围绕文件的一系列操作，长按任意一个文件，查看弹出的菜单，如下图所示，这是 DTG 提供的一系列文件操作方式。
这其中，有两个值得谈谈的功能，其一，Copy 这个功能最简单，如下图所示，点击之后，用户可以在复制文件链接、名称与文件内容（比如文本全文）做出选择。
其二，Replicate 中文翻译也是「复制」，但它的逻辑与某些音乐服务的播放列表相似，这意味着，当用户在 A 文件上使用了 Replicate，将文件 A「复制」到别的地方，两个文档之间的修改将实时同步。
而同为「复制」的 Duplicate，则是「复制」出两个一模一样的文件，两个文件之间的操作没有任何关系，修改其中一个文件不会影响到另一个。
灵活使用「Replicate」与「Duplicate」可以实现非常高效的文件操作与管理，举一个例子，当我在准备某一期会员通讯选题的时候，我会下载或准备大量参考资料，一般情况下，我会把这些资料「Replicate」到某个文件夹，这样我可以快速定位相关内容；而当我需要对这些资料进行修订，特别要做删减的时候，我会使用「Duplicate」，这样做的原因是，我希望可以保留文件的原始模样，便于在以后的项目中，相对完整地查看到这些原始资料。
4.强大的搜索机制
相比于「文件」应用简陋的搜索，DTG 拥有强大的搜索选择，除了关键词搜索后，还能使用通配符检索，通过诸如「devon*」这样的搜索词检索到所有以「devon」开头的关键词。
更进一步，通过单独使用或组合上面的若干属性（Name、comment、tags）等，从而实现更精准的搜索，比如下图就是把标题（2019）与关键字（苹果）组合在一起。
另外，DTG 还支持布尔逻辑符搜索，也就是通过把「AND、NOT、OR」纳入到搜索之中，下图展示的是搜索同时含有「阿里云」与「腾讯云」关键词之后的搜索结果。
DTG 官方提供了一个布尔逻辑搜索的示例：「NEAR (Steve, Jobs, 2) AND (iMac OR (iPad NOT MacBook))」这个语法可以帮助用户找到文件里含有Steve Jobs 并且一定包括 iMac 与 iPad 或 Macbook 的内容。
5.本地文件与云文件
DTG 对于云上文件与本地文件的处理方式非常灵活，目前，DTG 支持包括 iCloud Drive、Dropbox、Webdav 在内的网络同步，还能通过 Boujour 协议实现不同设备的局域网同步，而更新到 DTG 3.0 后，DTG 的同步速度与稳定性都有大幅提升。
从这个角度去看，DTG 也是一个可以实现文件同步的网络存储服务，而在处理云上文件与本地文件关系方面，我个人认为 DTG 的机制很有趣。
在 DTG 的文件管理逻辑里，数据库等级最高，文件组（Group）次之，单一的文件等级最低，每一个等级的文件都可以选择文件的的下载方式，如下图，「Always」代表的是该数据库/文件组的文件永远自动下载，「On Demand」则是根据需求下载的意思，也就是用户打开的时候才会下载。
这个逻辑与「文件」应用里的 iCloud 逻辑类似，但 DTG 还有一个「清除」功能，如下图，在 DTG 的设置里，你会看到这个功能，简单来说就是 DTG 会根据用户打开、使用文件的习惯，或自动或手动清除已经下载到本地设备里的文件，这样做的目的，就是尽可能减少非必要文件对本地设备的空间占有。
这是一个非常实用的功能，用户可以根据自己文件的使用需求与本地设备的存储空间大小，定制本地设备上的文件数量，上图里的「Keep items」可以选择 100 到 1000 个文件，或者所有文件。
6.写在最后
使用 DTG 的时间越久，我越觉得它完全可以替代任何一个文件管理应用，比如我最近我开始尝试使用 DTG 搭建本地影视内容仓库，利用上面提及的丰富的文件属性来定义影视内容的「元数据」，事实上，DTG 本身也支持多种格式的影视内容播放。
另一方面，如果你的本地存储空间不够，利用 iCloud、Dropbox 以及 Webdav 等同步机制，DTG 也为用户的文件上云提供了多种选择，满足不同设备之间的文件管理同步，并结合「清除（Purge）」等功能，灵活控制文件数据在本地与云端的流动。
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